順調に転職活動が進んでいたとしても、「他社から先に内定をもらった」「口コミや評判を聞いているうちに不安になってきた」など、面接を辞退したいと思ってしまうこともあるでしょう。
しかし、面接を途中で辞退すると、申し訳ない気持ちになり、どうやってキャンセルしていいか悩んでしまいます。
今回は、面接を辞退する上での注意点や、適切な連絡手段（メールや電話）を紹介しましょう。
目次
面接を辞退する時の最低限のマナー
面接を辞退する時のマナーとは
辞退すると決めたならできるだけ早く連絡する
面接を辞退すると決めたなら、できるだけ早く採用担当者に連絡することが大切です。
採用担当者は、選考の状況に合わせてスケジュールを調整したり、エントリーシートなどの資料を読み込んだりして準備をしているからです。
応募者が一人でも辞退することになればスケジュールを再調整しなければならなくなるので、申し訳ないと思っているヒマがあったらすぐに連絡しましょう。
面接の日が近づくにつれて断りの連絡をしにくくなってしまいますし、より多くの迷惑がかかってしまいます。
無断で辞退は絶対にダメ
例え、他社から内定をもらったとしても、無断で辞退するのは絶対にいけません。
選考を通じて、自分を見込んでくれているかもしれない相手に断りの連絡をするのは気がひけるかもしれませんが、社会人として最後まで責任をもって、無断で面接を辞退することは避けましょう。
入社する気がない会社だったとしても、その会社と2度と関わらないとは限りませんし、誠実に対応することで今後の就職活動に活かされていきます。
メールと電話どちらで伝えても大丈夫
面接辞退の連絡を入れる時は、メールと電話、どちらで伝えても問題ありません。
ただし、メールでは誠意が伝わるか不安だったり、お世話になった担当者に直接伝えたかったりする場合は、電話で連絡した方がいいでしょう。
メールは相手の開封する時間が定かではないので、面接前日や当日に辞退の連絡をすると、メールに気づかずに迷惑がかかってしまうこともあります。
そのような場合は、電話で連絡するのが無難です。
しかし、担当者が多忙だったり、営業時間外にしか連絡できなかったりする場合は、メールで連絡した方が良い場合もあります。
面接辞退の前にチェックするべきこと
面接を辞退する前にチェックするべき3つのこと
面接を辞退する連絡を入れる時間帯
断り方で大事なのは、自分の都合の良い時間ではなく、相手に迷惑がかからない時間に連絡するということです。
担当者が少しでも忙しくない時間帯に電話やメールで連絡するのがマナーとなっています。
お昼の時間帯や、始業直後は色々と手をつけなければならないことが多いですが、10～11時の間や、お昼過ぎの14時頃は軽く一息ついている方も多いので、この時間帯が狙い目です。
なお、やむをえず夜に連絡することになる場合は、「夜分遅くに失礼します」という一文を入れましょう。
辞退の理由を考える
面接を辞退するのですから、当然詳しい理由を聞かれる可能性があります。
その時は、「他の会社の方が対応が良かった」「もともと御社は第2志望でした」など、相手企業先を中傷するような発言をしてはいけません。
それが本音だったとしても、当たり障りのないような辞退理由を考えることが必要です。
例えば、「やむをえない家庭の事情」や「他社から先に内定が出た」などと伝えましょう。
また、電話する場合は、声のトーンにも注意しなければなりません。
断り方で大事なのは、相手に真摯な姿勢を伝えるということです。
そのために、ハキハキとした受け答えや、相手が聞き取れる音量と速さを意識しましょう。
本当に辞めて後悔しないか
面接を一度辞退すると、後から「やっぱり面接したい」と思っても都合よく再度面接することはできません。
本当に辞めても後悔しないかどうか、目先のことだけでなく、今後自分は何を仕事で実現したいのかということも重視しなければなりません。
また、他社から先に内定が出たから辞める人もいるかもしれませんが、その場合も内定が出た企業で本当に働いても後悔しないか、冷静に見極める必要があるでしょう。
メールや電話で断る時のポイントとは
断りの連絡を入れる時の例
断り方・メール編
採用担当者は、一日にたくさんのメールに目を通します。
なるべく早く気づいてもらえるように、件名には「申し訳ありません」「大切なお知らせ」などではなく、選考辞退の旨と、自分の名前を書くようにしましょう。
宛名の書き方は、「会社名→部署名→相手のお名前」の順番で大丈夫です。
メール本文は、「お世話になっております。
○○です」「〇月〇日〇時の面接の件ですが」と、名前や面接日などの文言から始め、その後に面接を辞退する理由を述べます。
メールの場合は、「一身上の都合」や「諸般の事情」といった簡単なもので問題ありませんが、誠意を伝えるならば自分の言葉で伝えた方が良いです。
最後に、「メールでのご連絡となりましたことをおわび申し上げます」と、締めの言葉を付けることで丁寧さや誠意が伝わりやすくなるでしょう。
断り方・電話編
電話で連絡する場合も辞退する理由は簡単なもので良いですが、詳しく聞かれることもあるので、理由をきちんと考えておくことが必要です。
また、電話での辞退は、相手の時間を多く奪うことになるので、簡潔明瞭を意識しましょう。
さらに、緊張して頭が真っ白になるかもしれないので、自分の話す内容や、相手から質問されやすい内容をまとめるなど、簡単な台本を用意しておいた方が安心です。
担当者が不在の場合は、伝言で済まさないで、後ほどかけ直すようにしましょう。
面接を辞退する時は誠意を示そう
面接を進めていくうちに、「この企業、自分の思っていたのと違う」と感じることもあるかもしれませんが、面接を辞退する時は、時間や労力をかけてくれた採用担当者に対してきちんと誠意を示しましょう。
これから社会人としてやっていく上で、面接の辞退の連絡をすることはマナーです。
採用担当者に誠意をきちんと伝えることができれば、他の企業への転職をわだかまりなく行うことができ、今後の転職活動に繋がっていくでしょう。
