職場に仕事が遅いなと感じる人はいませんか？
そんな人を見て仕事がなかなか終わらずイライラしてじれったい気持ちになった経験はあるかと思います。
なぜ仕事が遅い人はいるのかと疑問に思ったことはありませんか？
実は仕事の遅い人の特徴としてよくあるのが「人に頼らない」という共通点があります
全部自分で抱え込んでしまう、仕事ができない人たちにはどう接していけばいいのか解説していきたいと思います。
質問ができない
上司と部下で質問をしやすい環境を作ることで、より仕事がスムーズにすすめることができます。
仕事でわからないところがあれば1人で悩まず上司や同僚などに聞いて解決するというのが望ましいです。聞いてみれば教えてもらえるので直ぐに解決、次から同じことに悩まず仕事も進められて順調に仕事が終わるはずです。
一方で質問ができない人はわからないところがあっても聞きに行かず1人で悩んでしまいます。悩んだところで解決するはずもなく時間が過ぎてしまうだけです。
このように悩んで結局は自分で解決できずに時間だけが過ぎていく非常に効率の悪いやり方です。
もしあなたが上司なら、部下に対して「わからないところあったら聞いてください」と伝えるのは必須です。
そして常日頃から近寄りがたい雰囲気を醸し出し、部下に愛想が悪いのであれば非常に話しかけにくいので気をつけてください。
全部自分でやろうとする
仕事ができない人は怠けると思われがちですが、がんばりすぎて空回りということもあります。
仕事が終わらない人は全て自分で抱え込んでしまいます。自分一人で抱え込まずに時間がある人に協力を仰げば同僚などがおそらく手伝ってくれるはずです。
分担することで仕事がより早く終わるはずの仕事を1人で抱え込んだばかりに仕事が終わらずチームで残業なんてことになりかねません。
これも上記と同じくチーム内同士でコミュニケーションを積極的に図りお互いに進捗状況を共有しておきましょう。日頃の挨拶から声掛けなど気軽なコミュニケーションができる環境であれば困っていることを伝えやすくお互いに力を合わせて仕事がより早く終わります。
妥協できない完璧主義者
仕事が遅くなる原因の１つに完璧主義者の陥りがちな100点満点を目指しているということです。
仕事は完璧を求めようと思えば時間はいくらでも注ぎ込めます。パソコンで統計資料をより見やすることや、オフィスの掃除も同様に完璧を目指しても際限はありません。
仕事においてはDone is better than perfect(完璧をめざすよりもまず終わらせろ)フェイスブックの創業者-マーク・ザッカバーグの言葉です。仕事は丁寧にやることは大事ですが、少し雑になってでも終わらねば納期を守れないという事態になりかねません。
周りの人は1つの仕事に拘ってしまう完璧主義者がいれば進捗状況を互いに確認しましょう。仕事を任せるときは、どこまで完璧にやればいいのか何時間くらいかけて作って欲しいのかという旨まで伝えましょう。そうすれば、完璧に拘って仕事が終わらないということにはならないはずです。
優先順位をつけない
同時に仕事を処理するためには優先順位をつけて行動する必要があります。
上司から「明日の18時までプレゼン資料を作ってもらえる？」と頼まれていたのに当日になって焦ってプレゼン資料を作る。物事に優先順位をつけないと、どれを優先的に行うか判断できるようにしましょう。
このような物事の優先順位をわからないで仕事をしてしまう人は仕事が遅いと言われます。
また、似たようなタイプで人から頼まれた仕事を何でも引き受けてしまう方も仕事を後回しにして優先順位を考えられないタイプの人間です。
そのため、上司も重要な仕事を託すときは近況を聞いてみて難しいのであれば他の人にあたるのが良いと言えるでしょう。一方で頼まれた方も無理であれば断りましょう。
断られたとしても怒る人はいませんし事情を話せば大丈夫です。むしろ、仕事を終わらせることができないのであれば最初から仕事を引き受けないで欲しいというのが上司の立場です。
上司に仕事を振られたとき、部下は断りにくいと感じるので無理やりタスクを振分けずに状態を聞いてから仕事を振り分けるのを心がけましょう。
オンとオフを切り替えない
仕事しているとき、長い間も集中力を保つのは非常に困難ですよね？
仕事が早い人は仕事と休憩にメリハリをつけて仕事をしています。昼休みにしっかり休んで午後のパフォーマンスをあげるためです。
一方で仕事ができない人はお昼休憩中に仕事や勉強などをして自分を追い込んでいます。前向きな姿勢は評価に値しますが、休まずに仕事をするというのは非常に効率が悪いです。
休み時間は十分に休息を取るほうが午後における仕事の効率が早くなります。
メモをしない
メモをしないと何度も同じことを同僚や上司に聞くことになります。教えた身からすれば時間を使って教えたのだからメモをして繰り返し聞かないでほしいと思うはずです。
メモがないので何度も同じ質問をするため指導役の先輩社員の時間を奪う足を引っ張る存在でしかありません。
メモを活用してすぐ仕事を覚えるようにしましょう。
あなたが上司であれば、メモを書かない社員であれば本当に覚えているのか確認を行いましょう。
部下が書き終えていないのであれば、先に話さずメモを書くペースもあわせてあげましょう。
言い訳をする
上司が指導していて快く感じないのは部下が逐一言い訳を始めることです。
確かに人間は己のミスを認めたくない気持ちはありますが、成長してほしいという親切心で伝えています。
お節介だと感じられても冷静に聞きましょう。そして何がよくないのか理解して同じミスをしないように心がけましょう。
時間配分が下手
仕事の早い人は出社したとき1日にやるべきことをToDoリストに記録して1日の時間配分を賢く決めていますが、仕事の分量を決めて適切に裁くことができないのも仕事が遅い人の特徴です。
時間配分を予め決めていないため夕方になり悠長に仕事していたツケが回ってきます。
事前に配分を決めておけば10時までにAという仕事を終わらせてBという仕事を17時までに終わらせる必要があると認識できます。
上司は部下の時間配分についてToDoリストの存在を教えてあげましょう。
効率化をしない
本来は短く終えるはずの業務を全て時間がかかる方法で行います。
毎度報告書の書式が異なる。初めから作るので毎回時間がかかるのでフォーマットを用意して手間を省く工夫をしない。他にも参考にしているサイトがあればお気に入り登録をして閲覧しやすくすること、ショートカットキーの活用、Excelの自動入力などの便利なやり方を教えてあげましょう。
しかし、若手社員であれば効率的なやり方をしらないということもあります。
先輩社員が非効率的なやり方を見かけた場合はもっと良いやり方を教えてあげることで仕事ができる人になる余地もあります。
まとめ
仕事が遅い人の特徴としてコミュニケーション不足があります。上司も部下がどれくらい仕事を効率的に行うかを考慮して連絡をし合うことがポイントです。
仕事が遅い人にも悪意があるわけでなく苦手なところがあるだけです。このような人には積極的に声かけたり、仕事の進捗に目を配ったりすることで解消することができるものばかりです。
職場に仕事が遅い人がいれば、この記事で紹介した方法を実践してみるのもよいでしょう。
